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电子文件管理系统（EDS）：它是什么，功能和建议

几年前，电子文件管理系统被认为是一个光明的未来。今天他们已经在私营和公共企业中积极应用。但最重要的是SED的需求不断增长。电子文件管理系统是什么，它是如何工作的，我们来看一下在RF系统中运行的例子。

先决条件

为了更好地了解EDS程序的功能，有必要考虑基本概念和任务。关键因素是特定系统选择所依赖的因素。

如果组织能够在非正式管理的条件下运作，则不需要文件传播。随着业务流程的出现，有必要通过有序的文档管理机制。如果您不及时处理证券，他们将开始累积和迷失。

作为纸张载体的替代品，使用用于在服务器上存储文件的特殊方案。但它也不会持续很长时间。随着公司数量的增长，信息存储和同步的需求也在增加。

有一个困境：是否使用旧的信息载体或SED来存储信息。通过电子系统可以获得哪些重要的东西？提高组织的有效性。

经济效应

效率可以通过两种方式增加：降低成本或增加结果。 ERMS的文件可以一次实现两个目标。也就是说，系统的引入允许组织花费更少，但要赚更多。

降低成本是通过减少纸张成本，非生产时间，加速信息交流，改变企业文化来实现的。

为了评估EDS计划的有效性，您需要计算处理纸质文件的时间。根据咨询公司的估计，这些业务占工作时间的20％。在俄罗斯官僚体系中，这种情况需要更多 - 60％的时间。 ERMS的引入将降低这些成本至少10倍。

办公室工作和文件流通

这两个术语是相互关联的。办公室工作是指定一组正式的文件处理规则的术语。一些SED系统可以定制为办公室工作，但也有系统已经形成了记录管理。

该文档是ERMS中的信息存储单元。文件流通由不同的来源组成：其他系统，应用程序，电子邮件，但首先是从扫描的纸张载体。因此，扫描仪和其他设备是EDS的组成部分。系统存储所有文件，保留其历史，为组织提供移动，并与其进行业务流程。

在这样的基础上，有一个SED的决定，指令和顺序。通过他们，并由组织管理。任何文件都附带“证书”。表单中的一组字段取决于文档的类型。在系统中，信息被存储为这种卡的每个字段的数据库。

SED的功能和任务

工作流程程序旨在解决这些问题：

文件系统化工作。
通过模板创建文件，注册存储;
会计自动化;
文件分类

让我们更详细地考虑ERMS的功能。工作流程程序用于：

创造卡片
文件的文本;
以pdf或ms格式保存数据;
用户访问权限管理;
创建路线;
文件移动控制;
发送通知，提醒;
维护期刊，参考书，分类器;
形成指示;
搜索和签名文件;
形成报告。

系统范围的功能包括：

远程处理文件;
使用DBMS进行数据存储;
与SED同时工作
通过证书，条形码和个性化的安全。

优点和缺点

过渡到EDS比缺点有更多的优点。但是，组织不正确的项目可能会破坏自动化的所有优点。实施ERMS的目标应该是可以实现的。优点包括：

信息集中结构化存储;
同样的方式来形成和处理文件;
使用模板;
搜索;
访问审核。

缺点包括高初始成本和严格的用户培训工作。

文件处理流程

在EDS中，电子工作流程经过多个阶段，在此阶段将某些属性分配给文档。手动和自动执行处理。在第二种情况下，您指定：

阶段之间的过渡条件
路线分离
处理周期;
开始子流程，计时器，处理程序;
用户角色被定义。

治疗类型：

创建一个文档。
编辑。
重命名。
移动。
节能。
索引。
删除。

SED费用

没有许可证，服务器，所有用户的全面调整和培训，文档传播无法完全运行。这些元素中的每一个都需要很多钱。此外，我们不应该忘记将SED与其他系统集成，更新数据库和软件，咨询技术支持和其他支持成本。

介绍SED

该项目的实施可能需要几个月的时间。这个过程取决于文档流程的数量，以及财务，组织和资源的机会。实现按照以下算法进行：

创建一个工作组，定义一个领导者;
目标和目标的定义;
检查现有文档流程;
技术规格制定;
选择SED;
结束合同引进EDS;
工作条例的制定和批准;
检查目录的初始填充;
初步EDS测试;
员工培训;
测试ERMS的实施;
试验结果分析;
纠正错误;
全面实施SED。

执行错误

应特别注意需要纸质文件的过程。主要的错误是电子文件复印了纸质文件。这使工作复杂化，对自动化造成负面的态度。没有人支付双重工作。有必要构建自动化过程而不会重复。第二个错误是工作人员的准备不足。通常情况下，新进程被认为是敌对的。因此，有必要向员工解释为什么EDS完全实施，以便他们有意识地接近学习过程。

文档存储技术

在EDS中，电子工作流由属性组成，在此基础上进行报告的搜索，分类，分组和构建。有时，文档是从模板创建的，有时通过从数据库传输数据。属性存储在表中。文件本身被放置在存储文件夹中，从它的信息到DBMS目录。只有ERMS系统的用户才能访问数据。

什么是流扫描？

使用扫描仪进行文件的流处理，随后将样本放置在归档中。在扫描过程中，可以自动在文档上创建条形码并将其注册到数据库中，然后沿着指定的路线进行路由。

光学文本识别

该电子文档管理系统SED将照片或JPEG格式的文档的电子图像转换为文本格式。同时，特殊软件也被用作独立应用程序，或者在ERMS中集成了ESCOM.BPM。什么是ESCOM.BPM？这是一个用于识别以不同字体输入的文档的程序。然而，应该注意的是，独立应用程序具有更多的功能，甚至可以识别手写文本。

酒吧编码

该技术提供了一套在文档上创建和绘制图形条形码的过程。通过系统服务器创建独特的条形码。它还确保文档的识别，其在数据库中的快速搜索和在存储地点的分发。在登记文件时，标签上印有与电子卡片ID对应的条形码。他被粘贴到文件的纸版本。

EDS

数字签名允许您确保文档正确，数据不变。签名是在密码提供者和软件证书密钥的帮助下进行的。后者是特殊格式的文件，在许可证发放中心重新生成。为了确保信息的安全，您应该将证书存储在智能卡或I-Token键上。它们受到PIN的保护。如果PIN错误地输入了多次，证书将被自动阻止。

全文和属性搜索

属性搜索是通过特殊形式从卡片的几个值进行的。例如，“对方”标准提供了在“收件人”或“发件人”字段中搜索数据。在这种情况下，系统将输入的标准与卡中的数据进行比较，并将结果插入到符合条件的卡中。搜索是在确切或部分巧合的情况下进行的。

根据文档本身的数据，通过内置的DBMS工具（如MS SQL SERVER，ORACLE）来进行全文搜索。对于完整的搜索，文件必须以文档格式（doc），表（xls），演示文稿，消息的形式输入数据库。