企业文件流通自动化。 文件管理和文件管理计划

工作流程自动化是几乎所有的现代企业采取的措施。 即使是小公司使用的各种文件，包括信件，预算，发票，合同及各种要求的质量工作。 正是出于这个原因，几乎每一个现代组织正试图利用这一措施作为工作流，这是在完整性和数据的保存，便于查找和存储各种信息的费用提供，并限制其审批所需时间的最优化。

为什么这样做？

事实上，任何企业的员工花费大量时间试图找到正确的信息和统计数据雄辩地说，它需要大约一半的工作时间。 因为它也恰巧你必须重新创建的，而不是重新再利用存在的“地方”的任何文件。 这是一个标准的情况是条约的原文是在计算机中的律师，并伴随着会计制度执行合同的执行证券日记条目，票据和行为都包含在财政部门以书面的形式，以及有关该条约的行为对应工作是在电子邮箱的员工。 这种信息的“分散”是极为不利的，安全性，完整性和一致性，它是在这样的情况下，有实际工作流程自动化。

通过引进专门的信息系统解决了大多数主要问题。 例如，某些预算系统提供创建互连预算的系统的能力，其次是形成和不同版本的此类文件的存储，以及它们的状态的指示。 因此，问题是通过使用这样的系统的部分地解决预算文件。

但是不要忘记，目前的预算框架，以及会计和ERP系统在绝大多数情况下的结构化信息的工作，即那种可以创建并存储在一个表格形式的数据。 根据大多数专家，任何现代企业的结构化信息的数据总量只提供了20％，而其余的包括电子邮件，文本文档，谈判的各种报告和会议，图像等 很多时候，没有进行研究非结构化信息根本无法进行正常评估kontektsta，这是已经存在的结构。 储存，收集和这些数据的后续处理是通过使用等措施，工作流程和内容管理系统的信息公司提供的。

这是什么？

随着电子文档管理系统的帮助下提供了提交的文件的基础上，组织的员工之间的任何互动的组织。 再次1C文档提供了创建文件，移动它们对组织的可能性，并且在通过使用其中描述文件和进程的执行控制保持。 因此，电子文档提供了优势的公司数量庞大，翻译她的工作实际上是一个新的水平。

在这种电子系统中的每个单独的文件的特征在于一整套唯一表征它的细节（通常被称为这样套牌）。 该卡可以包含各种信息，包括文档的类型，形成和改变，作者，以及存储空间和更多的日期。 在未来的文档管理系统将提供存储和所需文件的检索按照其已在该卡中指定的细节。

机会

电子文档管理为企业提供了不仅是一个很大的优势，但它也开辟了许多新的可能性，这也很重要。

集控

不管是这样或那样的企业文档管理系统有多大允许在文档上流通的形式快速变化。 例如，要更改任何不同的责任中心的费用的申请表格只是为了让某些调整，模板，以至于要求，这已经是存储在系统中。 在此之后，员工谁填补这些应用程序将无法使用该文档过时的形式，因为应用程序填写，并通过系统发送。

支持文档生命周期

这将放弃与任何企业加工的每一个文件，一定要通过设置几个阶段去。 例如，当它涉及到企业的预算，首先需要做，然后批准，并在指定的时间执行。 在此之后，预算受到透彻分析的各种实际和计划的性能和发送给档案。 在1C文件提供了文件生命周期的严格控制，考虑到企业环境中的公司业务的基本要求，以及各种法律法规和行业标准。

合作

电子文档管理系统提供的不仅仅是一个文件上集体工作的组织多得多，而在出席会的专家谁是在不同的办公室，甚至在不同的城市。

该系统存储足够多的相同文件的版本，除了直接和变化，他们可以注释数据，即，向其中添加一些评论和说明，在不影响基本的信息，这是他必须提供。

保密

这种系统的比较重要的特征是，在同一个文档1C可以通过特殊的数字签名，然后加密订阅。 这使得它不仅能够确认任何信息的真实性，也与笔者唯一标识，以及为达到最有效的安全性，存储各种数据，如果必要的。

路由

如果电子文档管理系统不可用，那么在这种情况下，谁在创造某些证券的参与的员工，必然了解谁是最好的这些股票转移。 电子文档管理在企业中自动传送的数据正确的人。

就其本身而言，路由是免费的，刚性的。 免费提供了一个机会来记录绝对任何收件人适当的方向，而刚性提供最精确的调控，但在特殊情况下的预装交通规则的系统文档中的动作可以稍微停顿（例如，如果您需要发送的文件草案进行审查一些外部专家）。

访问控制

还有如何在文件管理方面公司的员工的不同权力之间的区分几种选择。 因此，先进的工作流程可以让一个人给完全控制数据限制为编辑或甚至只允许查看或注释的任何文件的能力。 这大大简化了不同的数据的工作，这是很重要的 - 它变得更安全。

积分

为了确保最大的数据完整性，这是在一个特定的公司绘制，电子文档管理在企业提供一体化安装的系统与其他 - 金融，工业，分析等。 通过这种整合往往拥有现代化的工作流系统作为一种多之间的联络够利用 软件类型。

所有的系统文件，在逻辑上与此相关的信息，所谓的上下文。 它可以包含一个文件的内容或电子邮件，传真，付款单据，活动，视频或音频记录的记录，甚至很多其他的信息。 可以添加手动或完全自动化的过程中文档的上下文中，这取决于偏好和管理的需求。

例如，在形成和预算随后更改的过程的工作流的自动化的现代系统可以用于许多其他上下文信息：

• 各种市场调查，不仅包括其自身也来自外部来源获得的;
• 与同行（买方或供应商）的各种协议;
• 特殊的法律和参考文档;
• 其它文档，这反映在自身的任何限制或假设（作为一个例子，通货膨胀，汇率和其它数据的速率）;
• 会议纪要 举行讨论任何版本的预算，包括在这个过程中（通常这些文件是所有员工中通过电子邮件从预算信息文件发送和存储分开）的职工意见种种和参与者的意见。

谁正在与预算，在任何时间的用户，如果需要的话，可以查看任何上述文件的，因为现代工作流技术允许他这样做没有任何长期的搜索。

什么系统与我们使用的？

一个可在俄罗斯公司可以找到最流行的软件解决方案可以被称为微软的Outlook公用事业与Microsoft Exchange Server的组合。 第一个应用程序，原则上，几乎每一个电脑设置，而Exchange服务器通常被视为一个完整的电子邮件服务器来使用。 尽管公司已经前段时间隆重举行引进电子文档，这些方案仅作为电子邮件的平台，经过一番集中设置，即使该软件可以作为一个相当的功能自动化的工作流程几乎所有组织的事实。

目前，俄罗斯市场充满了几十个不同的系统，通过它的文档管理的自动化，以及类似的软件不仅提供西餐，也是国内开发者。 即使是微软，除了上述计划，甚至提供实用程序，如内容管理服务器或SharePoint Portal Server。

所有的现有系统中最强大的被认为是Documentum的，但主要是大公司使用自动化过程。 一些企业的工作流程自动化，在软件的Lotus Notes包的费用，但许多称之为一种“设计师程序员”，作为建立了完整系统的基础上，是相当困难的。

什么是俄罗斯和西方系统之间的区别？

如果我们谈论国内外公用事业之间的主要区别，它们在扩展功能可用。 例如，如果西方开发商的系统可以在几乎所有的操作操作系统，它主要是国内唯一对他们中的任何一个开发的，当然，这是经常的Windows。 西方的系统配置为使用任何DBMS。 这样的俄罗斯系统的限制会严重阻碍构建跨平台，集成的解决方案的可能性。

至于功能，主要的区别就在于，在西方dokumentoproizvodstva自动化和工作流程实施了一些程序，可以在一个单一的品牌发行，但出于各种目的的目标。 例如，Documentum的提供了许多单独的产品，它是用于全自动化，并与ERP系统集成，支持设计和工程文件管理等。 主要大部分在俄罗斯开发的软件，旨在解决特定的问题。

另外值得一提的是，主要的区别在于双方对什么是工作流程自动化系统的方法。 西方系统旨在提供完整的自动化和后续支持通过各种组织内的业务流程，而绝大多数国内项目的某些功能仅自动化。

约西系统的成本从$ 400范围到$ 1,000每个作业，不计算实现，硬件和软件，以确保正常的电子文档所需的成本。 经常自我介绍费用大约一半的许可证通常成本，因为大多数程序的工作流实现的各种促销活动的自动化，但在某些情况下，幅度大一个数量级的价格。 其中最困难的是总财务文件的自动化项目为这些项目的实施成本比许可证的成本高出2-3倍。

国产软件在出售每座200-600 $，并且除了考虑额外的程序和各种设备的成本。 最后，比较值的计算是在几乎相同的方式为在西部系统中进行。

特点

在绝大多数情况下为自动化的优先方向的是，涉及到的文件的统一的方法，例如，初始准备和进一步执行预算的处理。 然而，很多球队现在使用办公自动化和工作流程，即用的传出和传入文件登记手续。

简介电子系统不从引进任何其他自动化系统的根本不同，因此有必要纠缠于这个项目的显着特点。

企业级存储的创建

在任何情况下介绍文档自动化，为某些公司资源库中存储的所有文件。 存储的逻辑结构，发展和进一步落实安全策略，以及文件的存储层次要求最高的准确度，并在项目的早期阶段进行。

应该记住的是，存储功能可以在设计之初就被部署来承担，所以在早期阶段，可向所有从目前的存储位置的文件移动到一个单一的公司资源库。 其结果是，用户可以与任何的系统的主要功能熟悉，同时掌握和应用。 加快员工的适应实施系统可以通过使用服务功能，如更改文件，新文件的外观等的警报

因此，需要对任何现代公司，旨在发展和完善其业务流程。